Kilka lat temu w jasielskim urzędzie miasta wdrożono procedury ISO i urząd uzyskał stosowny certyfikat. Informowały szeroko o tym lokalne media. Certyfikat taki świadczy o tym, że wdrożono procedury dzięki którym zdecydowanie ma się poprawić jakość pracy urzędu. Jednakże tryb zwołania oraz przebieg ostatniej sesji Rady Miasta każą mieć co do tego poważne wątpliwości.

Jeżeli zwołuje się sesję i podejmuje decyzję w ostatnim dniu, to jest to sygnał, że coś jest nie tak. W firmie posiadającej certyfikat ISO nie można przejść nad tym do porządku dziennego. Sposób postępowania regulują procedury. Obowiązkowo należy określić przyczyny wystąpienia takiej sytuacji. Przyczyny mogą być wewnętrzne lub zewnętrzne. Typowe przyczyny wewnętrzne, czyli leżące po stronie urzędu, to na przykład zbyt późne podjęcie działań, czyli zaniedbanie urzędnicze. Przyczyną zewnętrzną może być nieprzygotowanie firmy zewnętrznej do przeprowadzenia zleconych jej prac.

Kolejnym, obowiązkowym krokiem, jest określenie działań naprawczych i zapobiegawczych. Działania naprawcze to takie, które mają naprawić szkody wywołane w danym przypadku, a działania zapobiegawcze, mają zapobiec ponownemu wystąpieniu takich nieprawidłowości w przyszłości.

Najczęstsze działania to zmiany obowiązujących procedur, wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do urzędników winnych zaniedbań, można także zrezygnować z usług firmy zewnętrznej, która niedbale, z opóźnieniem lub nieprawidłowo wykonała zleconą pracę.

Wszystkie te ustalenia są możliwe dzięki kolejnej zalecie procedur ISO, jaką jest identyfikowalność. Umożliwiają one zidentyfikowanie osób podejmujących działania i decyzje na każdym etapie procesu. Można to wykorzystać do ustalenia winnych tak późnego zwołania tej sesji, ale także na przykład do ustalenia nazwisk „fahofcuf” odpowiedzialnych za usychanie drzew na jasielskim rynku. Bo przecież jakieś konkretne biuro zaproponowało taki, jak widzimy na rynku sposób osłony drzew, a ktoś inny projekt zaakceptował.

Wszystkie te działania mają służyć poprawie jakości pracy urzędu.

A pełna o nich informacja musi trafić do burmistrza. Mający taką wiedzę burmistrz przedkładając radzie projekt pod głosowanie powinien równocześnie wyjaśnić, dlaczego zwołano w tej sprawie sesję nadzwyczajną oraz jakie podjęto działania, by błędów nie powtórzyć w przyszłości.

Jeżeli burmistrz nie udzielił takich wyjaśnień, to albo wiedzy takiej nie posiadał, ale wtedy powinien poinformować, że działania zgodnie z procedurami ISO są prowadzone, albo wiedzę taką posiadał i nie uznał za stosowne podzielić się nią z radnymi.

Kolejna możliwość, to taka że działań wynikających z procedur nie podjęto, czyli certyfikat ISO wisi sobie na ścianie, a życie urzędu toczy się obok.  

Powyższe rozważania, uprawniają mnie jak sądzę do zadania pytania: Czy w Urzędzie Miasta Jasła działa system ISO ? Bo o tym, że został wdrożony i za niego płacimy wszyscy, to wiemy.

PS

Radni w ostatnim dniu podejmują decyzję. Co prawda nie wiedzą nad czym głosują, ale przecież chodzi o dobro miasta. Niektórzy coś tam pomruczą pod nosem, że nie można ich traktować jak uczniaków. Ale mówią to na tyle bez przekonania, że kolejny raz okazało się że można. Czy w ten sposób buduje się autorytet Rady Miasta ? Mam wątpliwości, ale na to pytanie muszą sobie odpowiedzieć sami zainteresowani. Pod rozwagę poddaję starą maksymę: jeżeli sam siebie nie szanujesz, nie oczekuj szacunku od innych.

Janusz Rak